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Plantilla de Excel para el control de tu gimnasio.
Socios con semáforo de vigencias, pagos con el mes sumado solo, y la lista de vencidos a un filtro de distancia. Lista para capturar hoy — funciona en Excel y en Google Sheets, sin macros.
Archivo .xlsx, ~22 KB. Nadie te pide el correo.
Qué trae
Tres hojas, cero configuración.
Socios, con semáforo de vigencias
Nombre, teléfono, plan y hasta cuándo pagó. El estatus se calcula solo: verde vigente, rosa vencido — y la fila del vencido se pinta completa, para que se vea de lejos.
Pagos, con el mes sumado
Cada cobro con su fecha y su monto. El total del mes en curso se suma solo, sin que armes fórmulas.
Léeme, en cristiano
Instrucciones cortas: cómo capturar, cómo filtrar tu lista de vencidos y qué borrar antes de empezar. Sin macros y sin registrarte.
La plantilla por dentro
Así se ve, para que sepas qué estás bajando.
Son dos hojas de captura y una de instrucciones. Si prefieres armarla tú en Google Sheets, abajo están las columnas y las fórmulas exactas: con copiar las dos de la hoja de socios ya tienes el semáforo funcionando.
Hoja «Socios»
Capturas las seis primeras columnas. Las dos últimas —Estatus y Días— se calculan solas a partir de la fecha de vencimiento; no las escribas.
| Nombre | Teléfono | Plan | Precio | Último pago | Vence | Estatus | Días |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Mariana Solís | 55 1234 5678 | Mensual | 400 | 14 ago | 13 sep | VIGENTE | 10 |
| Raúl Zepeda | 55 8765 4321 | Mensual | 400 | 29 jul | 28 ago | VENCIDO | −6 |
Las dos fórmulas del semáforo
Van en la fila 2 y se arrastran hacia abajo. F es la columna «Vence».
- Estatus (columna G)
=SI(F2="";"";SI(F2>=HOY();"VIGENTE";"VENCIDO"))- En Excel en inglés y en Google Sheets:
=IF(F2="","",IF(F2>=TODAY(),"VIGENTE","VENCIDO")) - Días (columna H)
=SI(F2="";"";F2-HOY())- Negativo = días que lleva debiendo. Es la columna por la que ordenas para saber a quién le hablas primero.
Hoja «Pagos»
Un renglón por cobro. La quinta columna suma sola lo del mes en curso, así que no tienes que filtrar nada para saber cuánto llevas.
| Fecha | Socio | Concepto | Monto | Cobrado este mes |
|---|---|---|---|---|
| 2 sep | Mariana Solís | Mensualidad | 400 | 460 |
| 3 sep | Visita suelta | Visita | 60 | — |
Cobrado este mes (columna E2)
=SUMAPRODUCTO((AÑO($A$2:$A$301)=AÑO(HOY()))*(MES($A$2:$A$301)=MES(HOY()))*$D$2:$D$301) En inglés: =SUMPRODUCT((YEAR($A$2:$A$301)=YEAR(TODAY()))*(MONTH($A$2:$A$301)=MONTH(TODAY()))*$D$2:$D$301). Cubre hasta 300 pagos; para más, cambia el 301 por el renglón que necesites.
La tercera hoja, Léeme, trae estas mismas instrucciones dentro del archivo, por si lo abres en otra computadora.
Cómo empezar (dos minutos).
Descarga el archivo y ábrelo. Las primeras dos filas de cada hoja son ejemplos — bórralas cuando captures lo tuyo.
En Socios, captura nombre, teléfono y la fecha en que vence su mensualidad. El estatus y los días restantes se calculan solos.
En Pagos, apunta cada cobro con su fecha. El total del mes se suma arriba, solo.
Para tu lista de cobranza: filtra la columna Estatus por VENCIDO. Ahí están, con su teléfono al lado — los mensajes para hablarles los tienes en la guía de cobranza.
Para que lo sepas antes
Hasta dónde te alcanza el Excel.
Mientras el padrón quepa en una pantalla, con esta plantilla vas bien. Estos son los límites con los que te vas a topar — no son defectos de la plantilla, son del Excel:
Solo se actualiza cuando lo abres
El semáforo se recalcula al abrir el archivo. El socio que venció ayer estuvo "vigente" en tu Excel hasta hoy — y nadie te avisó.
La lista de cobranza se filtra a mano
Cada vez que quieras saber a quién cobrarle, hay que abrir, filtrar por VENCIDO y copiar teléfonos. Diez minutos que casi nunca se hacen.
Nadie apunta al vencido que entró hoy
El Excel no está en la puerta. El vencido que vino a entrenar esta mañana —tu recuperación más fácil— pasó y no quedó apuntado en ningún lado.
Una persona a la vez
Si tú lo tienes abierto en la oficina, en el mostrador no se puede capturar. Y una ordenada mal de columnas descuadra fórmulas sin avisar.
El día que el Excel se quede corto, esto ya existe.
Sociko hace lo mismo que la plantilla — socios, vigencias, pagos — pero el semáforo vive en la puerta, la lista de cobranza se arma sola cada mañana y el mostrador y la oficina la ven al mismo tiempo.
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